- TOEICをがんばって海外営業に転職した
- 英文メールは初めてで心配
- とりあえず無難にメールを書きたい
そんな超・初心者に向けて、英文メールを書く際のコツを教えます。
メールのコツといえば、結論から先に書くとか、そういった内容を教えるサイトもありますが、今回はもっと前の段階、メールの送り方、本文のコツ、宛名と署名についてお話しします。
私は未経験から20年近く海外営業に従事して、海外出張は100回近く、さらに毎日大量の英文メールを処理してます。
ぜひ参考にしてください。
メール・アドレスはそのままでＯＫ
当たり前ですが、国内と国外でメールアドレスに違いはありません。
じつはわたし、初めて海外にメールを出すとき、特別なアドレスがあるのではと思ってました（笑)。
国内のメールと同じく、アドレスをそのまま打ち込みましょう。
どんなに遠い国でも間違いなく届きます。
件名はさほど重要ではない
件名にも入力が必要ですが、簡単でＯＫです。
- アポの依頼なら、request of appointment
- 納期の相談なら、about delivery timing
about～でわかってもらえます。難しく考える必要はありません。
本文の宛名はDear～でOK
まず最初に迷うのが宛名です。
ここはDear＋ファースト・ネーム＋ハイフン+ sanでＯＫです。
sanは日本語の「さん」ですね。
たとえばこんな感じ。
Dear Michel - san,
Dear Elizabeth - san
DearのほかにHiがありますが、迷ったらDearにしましょう。
アメリカ人はHiだけか、または宛名すら書かない場合がほとんどですが、慣れるまではアメリカ相手でもDear～で問題ありません。
つぎに敬称です。
大体の国では名前は呼び捨てが基本です。
でも、いきなり呼び捨ては抵抗がありますよね。
幸いなことに、日本人の「さん」は世界でもかなり知られてます。
メールでも相手からsanをつけてくるし、会話でも「さん」で呼ばれることが多いです。
最近ではメジャーリーグの実況「オオタニ サン」が有名ですよね。
とくに相手が日本とのビジネスを経験していれば、なおさら「san」で通じます。
自信をもってsanをつけてください。
本文は相手国によって長さを変える
宛名を書いたら、つぎは本文です。
内容はケースバイケースなので、伝えたいことを簡潔に書けばいいでしょう。
ただし、わたしの経験から、相手の国によって、長短を使い分けたほうがいいです。
相手がアメリカ
とにかく文章は短く。質問があれば、ひとつのメールに一つの用件を心がけましょう。
メールが長いとそもそも読んでもらえないからです。
３行以内でまとめるのがコツ。
LINEのように短文でのやり取りを繰り返してコミュニケーションしましょう。
相手がヨーロッパ
人にもよりますが、文は多少長くても読んでもらえます。
しかしアメリカと同じく、用件は多くても３つまでにしておきましょう。
大量の質問や依頼メールは、たいていの場合、書くだけ無駄になるので。
最初は難しいかもしれませんが、できるだけ丁寧で優しい言葉を使うほうが良い結果になります。
最低でもcould you please～がおすすめです。
相手がアジア
長い文でも読んでもらえます。
質問や依頼が複数あれば、箇条書きがよいでしょう。
考え方が近いのか、欧米よりは言いたいことが伝わりやすいです。
交渉であれば、毅然としたスタンスで臨むのも大切です。
ただし、相手の国によっては意思の疎通に時間がかかる場合もあります。
インドネシア、ベトナムなどはビジネス習慣や価値観が異なるケースが多く、話し合いに時間がかかります。
逆にタイ、シンガポール、マレーシアなどは価値観が似ていて、コミュニケーションがとりやすいです。
文化の違いかもしれませんが、そうした違いを乗り越えるところに海外営業の面白さもあるような気がしませんか？
本文を書き終えたら、署名の前に、結びの言葉を入れましょう。
Best regards,
他にもSincerelyとかregardsとかありますが、これだけ覚えておけば十分です。
わたしもBest regards,しか使ったことないです。
最後にコンマを忘れないでください。
つぎに、自分の名前を入れます。
Taro YOSHIDA
苗字を大文字にすると、相手は「YOSHIDA」がファミリー・ネーム（ラスト・ネーム）なんだなと理解してくれます。
外国の名前って、どれが苗字か分かりにくいですからね。
まとめるとこんな風になります。
Best regards,
Taro YOSHIDA
〇〇 corporation
最後にSorryについて
メールでSorryを使っても問題ありません。
一般的に、日本人は謝りすぎると言われてますよね。
Sorryというと責任がこちらにあると思われる、なので簡単にSorryとは言ってはいけない。
頑なにそう思っている人もいるかもしれません。
実際、賠償の発生するような事案であれば、そういった配慮も必要かもしれないですが、そうではなく、日常のメールでやり取りするような些細なケースであれば、Sorryを使って大丈夫。怖くないです。
実際、外国人もsorryをよく使います。
大切なのは、何に謝るのか、です。
Sorry for late reply
Sorry for your inconvenience,
Sorry for confusion
これらのように、ちょっとしたことであれば、Sorryはコミュニケーションを円滑にする大切なエチケットになります。
Thank youと同じく、必要と思えば使いましょう。
まとめ
初めての英文メールは緊張します。
失礼にならないかな？ 間違ってないかな？ 心配になるのは当たり前ですが、たかがメールです。
間違っていればあとから訂正すればいいし、怒らせたら謝ればいいんです。Sorryあるいはvery sorryって。
たくさんメールを書いて、外国人とのコミュニケーションを楽しみましょう。
