海外営業をしていると、打ち合わせや工場見学のために、海外からお客様が来られるときがあります。
そんなとき、お客様をお迎えする用意を整えて、実際にアテンドするのも海外営業の大切な仕事のひとつです。
・海外からお客様が来るけど、当日のスケジュールはどうすれば？
・中小企業なので、英語を話せるのは自分だけ。大丈夫？
海外営業に慣れてないと、こんな不安をもつ人もいるでしょう。
私は海外営業を仕事にしており、海外出張は80回以上、海外からのゲストもたくさんお迎えしました。
今回は海外営業の大事な仕事のひとつ、海外からお客様をお迎えする際の一日の流れをご紹介します。
朝、ホテルのロビーで待ち合わせ
お客様が泊まっているホテルへ迎えにいきますが、メール等で事前に待ち合わせ時間は決めておきます。
その際、かならず「ホテルのロビー(at lobby)」と指定してください。
ただし、海外の人って時間にルーズなので、待ち合わせの時間ぴったりに行ったところで、その時間に待ってることなんて、ほぼありません。
だいたい15分くらい、ひどいと30分以上は待たされますが、そのうち何事のなかったかのように笑顔で現れるので、こちらも笑顔で迎えてあげます。
ただし、あとの予定は余裕をもって組んでおかないと、時間が足らなくなるので注意してくださいね。
ホテルから会社まで車で向かいますが、上座とか下座は気にされない人が多いので、だいたいは好きな座席に座ってもらいます。
無難なのは後部座席なんでしょうけど、助手席を好む人も多いですので、好きな席がいちばんです。
車中では、いきなり仕事の話をするのではなく、軽い天気などの軽いトークから始めるのがいいです。
「会社までは30分くらいですよ」（この情報はかなり大事）
「昨夜はよく眠れましたか？」
「日本は初めて？」
とくに相手が初対面の場合、このような当たり障りのないトークを交わして空気を暖めておくと、その後の展開が楽になるのでおすすめです。
・相手は待ち合わせの時間に来ない
・車のなかでは軽いトークを心がける
会社に着いたら
まずは会議室や応接に通しますが、その会議室の予約も事前に確認しておかないと、当日の朝になって部屋が空いてないなんて事態になるので注意が必要です。
他人まかせにしてると、とんでもない事態が起こるのが中小企業なのです。
たいていの場合、工場長や技術部門のスタッフも会議に参加するので、名刺交換が必要になります。
こちら側の技術の専門スタッフを紹介する場合などは、「彼は〇〇にたいへん詳しいですよ(He is a specialist for 〇〇」などと、一言添えると喜びます。
お客様が一人なのに、こちら側が10人とかになることもあります。
そんなときは着席したあとで、テーブルに名刺を並べてあげて、誰が誰かわかるようにしてあげましょう。
・名刺交換の際も通訳を忘れずに
会議が始まったら
小さな会社だと、英語を話す人が自分だけ、なんてこともあります。
その場合、会議進行、通訳、議事をワンオペでこなさなくてはなりません。
たいへんですが、分からない点は何度も聞きなおして確認することが大切です。
中小企業あるあるかもしれませんが、外国人との会議に慣れていないので、疑問があってもその場で質問できない人がほとんどです。
誰も質問しないので、みんな理解したと思っていると、あとで痛い目に遭います。
会議中は、みながちゃんと理解できているか、しつこいくらいに確認しながら進行しましょう。
・会議は自分だけが頼り。
・疑問があれば何度もわかるまで確認する。
お昼のランチを一緒に
ランチは和食レストランが無難です。お客様がアジア系だとお刺身が苦手な人もいますが、レストランのランチだとメニューもいろいろあるので安心です。
ランチが始まったら、まずは世間話から始めます。英語の苦手な人が同席している場合は通訳も大切な仕事ですが、通訳に集中すると自分がご飯を食べる時間がなくなるので、タイミングをみて急いで食べましょう。
ヨーロッパの人だと、ランチにお酒が入ることもあります。午後の会議や運転に支障がなければ、お相手してください。
お酒がダメな場合、もしこちら側に同席者がいれば、その人にお酒の相手を任せてしまうのも手ですね。
・ランチの間の通訳も仕事のうち。自分の食事は手早く済ませましょう。
会議の終わりかた
会議の終わり方って、意外と難しいですよね。
お互いに話し合う議題がつきたときですが、細かな点まで掘り下げると、いつまでたっても会議が終わらないなんてことになりかねません。
ここは進行役の役目となりますが、なんとなくで大丈夫なので、「ほかに話し合うことはありますか？」と聞いて、なければその日は終わりでいいでしょう。
時間の目安でいうと、５時にはお客さんをホテルに送り届けるように会議を終えると、双方の満足度が高いです。
遅過ぎず、早過ぎずといったところでしょうか。
・午後の会議は午後４時までに終了する
ディナーで接待
せっかくなので、夕食を一緒にしましょう。
ゲストの役職などにもよりますが、高級なお店じゃなく居酒屋でも大丈夫です。お好み焼きに連れていったこともありますし、喜んでくれました。
２次会はホテルのバーもおすすめです。
せっかく日本に来たのだから、日本酒が飲みたいと言われることも多いです。もしお酒に詳しくなくて、何を頼んだらいいのかわからないときは、純米大吟醸という種類のお酒を注文するのがいいでしょう。
香りはフルーティで味もそこまで濃厚ではなく、日本酒に慣れてない外国人でも飲みやすいと思います。
すべての予定を終えると、すでに夜９時を過ぎているかもしれません。
相手は疲れてます。早めに切り上げて明日に備えましょう。
・疲れていても無理して笑顔を作る
・飲みないなら無理せず、正直に言う
まとめ
一生懸命やっても、通訳できて当たり前、議事進行できて当たり前、と見られるのがつらいところですが、お客様と仲良くなるチャンスでもあります。
外国人は個人と個人の付き合いを大切にするので、食事や車のなかでは自分をオープンにして、個人的に仲良くなるつもりで接するといいかもです。
がんばりましょう。
